Las 5 REUNIONES de Trabajo más Efectivas



Me senté en una reunión de 3 horas que podría haber sido manejada en un correo electrónico. Muchos factores contribuyeron a la ineficiencia de la reunión, pero diría que la principal fue lo que Patrick Lencioni llama "estofado de reunión".

Lo que sucede cuando intentas poner demasiadas cosas en una reunión. Él dice: "El cerebro no está destinado a procesar tantos temas dispares en una sola sesión". Y estoy totalmente de acuerdo.


Es probable que hayas experimentado el “estofado de reunión”. Llegas a una reunión y ves que la agenda tiene todo, actualizaciones de estado de todos, discusiones de estrategia para aprender un nuevo sistema de informes.

Terminas 3 horas después y no puedes recordar de qué se trataba la reunión y tu día está completamente descarrilado.

Afortunadamente, Lencioni hace más que solo nombrar este fenómeno. El año pasado leí Death by Meeting y The Advantage (ambos por Lencioni y ambos muy recomendados). En estos libros, recomienda 4 tipos de reuniones para crear reuniones más efectivas y eficientes. En Lienzo Services, hemos adoptado esta estrategia y ha revolucionado nuestra semana laboral y la forma en que vemos las reuniones.


1. Reunión de pie

El enfoque principal de la reunión de Stand-Up es administrativo. Es un lugar donde se ejecutan rápidamente los cronogramas, retrasos, eventos, problemas logísticos, etc. que otros en su equipo necesitan saber.


La reunión de Stand-Up no tiene agenda. No es el momento de resolver problemas estratégicos, es solo un intercambio rápido de información. Es un check-in rápido.

Como su nombre sugiere, ni siquiera te sientas para esta reunión. Esto ayuda a mantenerlo rápido y al punto. No quieres que nadie se acomode a esto, es solo para compartir rápidamente cualquier información pertinente del día.


Estas reuniones ayudan a dar contexto al día. Usted tiene una idea de cómo sus actividades pueden interactuar con otros y ayuda a mantener un ojo en las prioridades. También crea un sentido constante de unidad y colaboración.


La mayor ventaja es que puede detectar y resolver problemas menores rápidamente. Si se realiza con regularidad, este registro rápido puede ahorrarle además de trabajo, tiempo (¡y muchos correos electrónicos!) A lo largo del día.


Consejos para el éxito:

-Tenerlo a la misma HORA todos los días.

-Tenerlo en el mismo LUGAR todos los días.

-Si alguien no llega a tiempo, empieza de todos modos, no esperes.

-Trata de no saltar reuniones ... haz que tu gente rinda cuentas de esto.

-Manténgalo a un MÁXIMO de 15 minutos ... lo ideal es menos de 10.


2. Reunión táctica semanal

Las reuniones semanales del personal son actualizaciones tácticas. El uso principal es discutir las principales prioridades y asegurarse de que todos se mantengan alineados con los objetivos trimestrales (veremos sobre esto más adelante). Esta reunión suele ser de 45-90min.


El error más común en esta reunión es establecer una agenda cuando no se necesita. Internet predica constantemente la importancia de establecer una agenda para sus reuniones, pero al igual que con el stand-up diario, es completamente innecesario.

No sabrás realmente qué cosas necesitas discutir hasta que tu equipo esté unido y puedas evaluar la situación en tiempo real. Establecer una agenda sin todos los hechos es una pérdida de tiempo y enfoque.


Comienza la reunión dando a cada miembro del equipo 30 SEGUNDOS para informar sobre las 2 o 3 actividades clave que consideran prioritarias para la semana. Esta es una lista rápida, no una discusión sobre los detalles o el contexto.

Si un miembro del equipo comienza a compartir demasiado o va por mucho tiempo, entonces debes pedir cortés pero firmemente que solo en la LISTA no describa ni explique sus prioridades clave.


El equipo debe revisar su progreso en las metas y objetivos clave trimestrales. Aquí te recomendamos que tengas un tablero de puntuación de una página o un cuadro que incluya estos objetivos escritos. Este debe ser un lugar en el que pueda, de un vistazo, tener una idea de cómo se está desempeñando en equipo e identificar dónde podría estar detrás.

Trabajamos con nuestros clientes para establecer una Meta estratégica para un trimestre y las 4 o 5 actividades definitorias que ayudarán a alcanzar la meta. Entonces todos estos se ponen en un tablero de puntuación.


Un tablero de puntuación visual aporta claridad y enfoque a un entorno laboral caótico. Es tan fácil distraerse al tener que apagar incendios siempre que perdemos de vista cuáles son los principales impulsores del desarrollo y crecimiento empresarial. La reunión del personal es un buen momento para dar un paso atrás y preguntar: ¿Cómo estamos haciendo las cosas que decimos que son las más importantes? Esto mantiene las actividades semanales en línea y ayuda a priorizar las actividades más pequeñas durante la semana.


Deberías dedicar entre 5 y 10 minutos a analizar cada una de las Actividades de definición para determinar si está adelantado, a tiempo o atrasado. Lencioni realmente recomienda usar colores para ayudar a visualizar esto aún más. Verde para el bien. Amarillo para bien, pero aún no está allí, y rojo para muy atrás.


Una vez que haya terminado de hacer esto, puede ponerse de acuerdo sobre cómo usar el resto del tiempo. Tu agenda probablemente se centrará en las actividades en las que estás atrasado o en áreas que necesitan un enfoque especial.

Una cosa que NO debes hacer durante estas reuniones es tratar de abordar temas que son de naturaleza estratégica. Esta reunión es principalmente sobre temas tácticos que deben abordarse. No tiene suficiente tiempo en esta reunión para resolver problemas estratégicos. Esos son para la próxima reunión …


Consejos para el éxito:

-Prográmalo para la misma hora todas las semanas.

-Asegúrate de que los participantes compartan muy brevemente

-Crea un cuadro de impresos para interactuar ... esto lo hace aún más tangible que un documento en una computadora

-Evita largas discusiones sobre temas estratégicos a largo plazo.

-Foco en resolución de problemas y refuerzo de claridad.


3. Uno a Uno Semanal


Éste tipo de reunión está planeada para equipos grandes, se recomienda que sea cada semana con diferentes empleados.

El enfoque justamente son ellos, ver su agenda, en qué están enfocados, hacia dónde van, qué planes tienen en su día a día, semanalmente para poder cumplir con los objetivos planteados.


Parte también de ser personal, es para que el empleado trate de ser honesto en cómo se está sintiendo, cómo piensa él que se está desarrollando, cuáles son sus dificultades y desafíos.

Quieres conocer cada detalle del equipo, para saber cómo, dónde posicionarlos y tener un equipo cada vez más fuerte.


Consejos para el éxito:

-Prográmalo para la misma hora todas las semanas.

-Asegúrate de que los participantes compartan muy brevemente

-No pongas demasiadas cosas en la agenda ... concéntrese en un tema a la vez

-Evita largas discusiones sobre temas estratégicos a largo plazo.

-Foco en resolución de problemas y refuerzo de claridad.


4. La reunión estratégica mensual

La reunión estratégica es una vez al mes y completa. Es un lugar para hacer una pausa y revisar las estrategias actuales y analizar su efectividad. Cosas como estrategias de marketing, amenazas competitivas, problemas culturales, deficiencias de productos, etc.

Esta reunión es una necesidad absoluta. Los líderes nunca dejan de moverse. Sus días están llenos de responder a correos electrónicos, responder llamadas telefónicas, ayudar a los empleados y “apagar incendios”. Hay mucho que hacer para detenerse y pensar. A menudo son adictos a la adrenalina.


A medida que surgen problemas en sus reuniones de Stand-Up y de personal, debe programar bloques de tiempo para abordar esos problemas. En lugar de enturbiar la reunión del personal con una gran pregunta estratégica, programa un bloque de 2 horas para analizarlo en su Reunión estratégica. Por lo general, recomendamos programar al menos 2 horas por tema (y hasta 4 por temas importantes).


La preparación es clave para esta reunión. Cada miembro de debe venir preparado para discutir los problemas en la agenda. Estas reuniones están idealmente llenas de conflictos productivos y discusiones abiertas y honestas. Como líder, debes promover un diálogo honesto y que todos participen.


Consejos para el éxito:

-Programa más tiempo del que cree que necesita.

-Responsabilizar a los miembros para que vengan preparados con notas y preguntas, después de haber realizado su investigación

-No pongas demasiadas cosas en la agenda ... concéntrese en un tema a la vez

-Evita el miedo al conflicto… fomenta el debate.


5. Trimestral fuera del sitio

De 3 a 4 veces al año, debes retroceder y echar un vistazo (exterior) a tu negocio. Salir de la oficina es una excelente manera de minimizar las distracciones y obtener una nueva perspectiva. Ni siquiera tienes que ir muy lejos, un hotel o centro de conferencias cerca de la oficina funciona bien.


El punto principal de esta reunión es revisar lo que llamamos el modelo de organización saludable. Este modelo contiene 4 áreas que se deben observar y asegurar de que funcionan correctamente. 1) Equipo de liderazgo

2) Claridad de enfoque

3) Alineación de la estrategia

4) capacidad para mantener el enfoque.


Querrás asegurarte de que tu Equipo de Liderazgo esté trabajando en conjunto sin problemas. Las señales de un Equipo de Liderazgo saludable son niveles profundos de confianza, apertura y disposición para comprometerse en asuntos difíciles entre sí.

Revisar tu declaración de visión y asegurarse de tener un objetivo principal configurado para el próximo trimestre.

Esta es una declaración de objetivo único que es increíblemente importante para crear la claridad y el enfoque que necesitas para acercarse más a su visión.

A continuación, asegúrate de haber establecido metas estratégicas más pequeñas que lo ayuden a lograr su meta principal. Aquí es donde alinea a todas sus personas y recursos para que todos se muevan en la misma dirección.


Por último, desea asegurarse de que cuenta con los sistemas correctos para mantener ese enfoque. ¿Cómo comunicarás regularmente tus objetivos, cómo los seguirás, cómo responsabilizar a tu gente? Cosas como estas son cruciales para ver el progreso.


Consejos para el éxito:

-No lo hagas en la oficina y no lo hagas muy lejos. Un lugar cercano y cómodo hará bien para ayudarlo a separarse de la oficina y, sin embargo, no se distraiga con los viajes y las visitas turísticas.

-Asegúrate de tener 2 días completos al menos para trabajar en las cosas.

-Pasa al menos parte del tiempo en actividades de formación de equipos

-Considera contratar a un consultor externo de confianza para que todos los miembros puedan participar libremente. Un consultor puede agregar una perspectiva y aportar herramientas e ideas adicionales que pueden ser muy útiles.

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